Politique de confidentialité

PODvault est une plateforme d'archivage de preuves de livraison exploitée par 9423-0224 Québec inc, établie à Trois-Rivières, Québec, Canada.

Pour toute question relative à cette politique ou à vos renseignements personnels, écrivez-nous à info@podvault.ca.

Conformément à la Loi 25, une personne responsable de la protection des renseignements personnels est désignée au sein de PODvault.

Courriel : info@podvault.ca. Cette personne veille au respect de la loi et traite vos demandes d'accès, de rectification et de retrait.

a) Pour les comptes des entreprises abonnées : nom de l'entreprise, nom du responsable, adresse courriel, et informations de facturation. Les données de paiement (carte de crédit) sont traitées directement par notre sous-traitant Stripe et ne sont jamais stockées sur nos serveurs.

b) Pour le contenu téléversé : documents de preuve de livraison (PDF, images). Ces documents peuvent contenir des renseignements sur les clients de l'abonné (noms, adresses, numéros de facture, etc.). L'entreprise abonnée demeure responsable des renseignements de ses propres clients.

c) Données techniques : journaux de connexion, adresses IP et données d'audit, conservés à des fins de sécurité.

• Fournir le service d'archivage, de découpage automatique et de recherche des preuves de livraison.
• Facturer l'abonnement et gérer la relation contractuelle.
• Assurer la sécurité, prévenir la fraude et respecter nos obligations légales.
• Communiquer avec vous concernant votre compte (notifications de service, courriels transactionnels).

Les données sont hébergées chez Supabase (infrastructure Amazon Web Services), dans la région actuel AWS US East 1, Virginie du Nord, États-Unis).

⚠️ Comme les données sont hébergées hors du Québec (aux États-Unis), elles peuvent être soumises aux lois du pays d'hébergement. En utilisant PODvault, vous en êtes informé et vous y consentez.

Sous-traitants principaux : Supabase (hébergement, base de données, authentification, stockage), Stripe (paiements), Google Cloud (envoi d'infolettres transactionnelles via notre fournisseur courriel), Lovable AI Gateway (traitement OCR des documents).

Nous conservons les renseignements pendant une durée définie de 7 ans à compter de la fin de la relation contractuelle, sauf obligation légale contraire ou demande de suppression anticipée. Cette durée pourra être ajustée.

Une fois cette durée écoulée, les renseignements sont détruits de façon sécurisée ou anonymisés lorsqu'ils ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

En vertu de la Loi 25, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès : obtenir une copie des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.
• Droit de rectification : demander la correction de renseignements inexacts, incomplets ou équivoques.
• Droit de suppression et droit au retrait du consentement.
• Droit à la portabilité : recevoir vos renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé.
• Droit de porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI).

Pour exercer l'un de ces droits, écrivez au responsable de la protection des renseignements personnels à info@podvault.ca. Nous répondrons dans les 30 jours.

Nous appliquons des mesures raisonnables pour protéger vos renseignements :

• Chiffrement des communications (HTTPS/TLS) et des données au repos.
• Cloisonnement strict des données par organisation cliente (isolation multi-tenant appliquée au niveau de la base de données via Row-Level Security).
• Contrôle d'accès par rôle (admin, employé, client) avec le principe du moindre privilège.
• Journalisation des accès et actions sensibles pour audit.
• Sauvegardes automatiques et audits périodiques du stockage.

Conformément à la Loi 25, en cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous nous engageons à :

• Aviser sans délai les personnes concernées.
• Aviser la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI).
• Tenir un registre des incidents de confidentialité, conservé pendant au moins 5 ans.
• Prendre les mesures raisonnables pour diminuer les risques de préjudice et éviter la répétition.

Nous pouvons mettre à jour cette politique. La date de dernière mise à jour figure en haut de la page. En cas de modification importante, nous vous en aviserons par courriel ou via l'application.